Расчет по страховым взносам и СЗВ-М: как пояснить расхождения

Расчет по страховым взносам и СЗВ-М: почему расходятся сведения

Раздел 3 расчета по страховым взносам страхователи заполняют на всех лиц, с которыми в последние три месяца хоть один день действовал трудовой или гражданско-правовой договор. Сдать раздел с персональными данными надо и на сотрудников, которые фактически не работают: в длительном отпуске, декрете и т. д. Ошибку в расчете может обнаружить фонд. Он сверит данные из раздела 3 с информацией из СЗВ-М. Если возникнут расхождения, фонд запросит пояснения.

Отчеты могут расходиться по объективным причинам:

Если компания нашла ошибку, достаточно дополнить расчет. Штрафа за это не будет. Другое дело, если компания забыла показать сотрудника в СЗВ-М. Фонд оштрафует, даже если успеть исправить ошибку за пять дней.

Если еще есть время, дополните сведения СЗВ-М или сдайте отменяющую СЗВ-М. В любом случае в ответ на требование направьте пояснения в фонд.

Образцы пояснений по расхождениям в СЗВ-М

Ранее у компании было 14 календарных дней на исправление с того момента, как ПФР нашел ошибку (п. 34 Инструкции, утв. приказом № 987н). С 1 января 2018 года компании по закону обязаны исправлять СЗВ-М за пять рабочих дней (ст. 17 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ). У закона большая юридическая сила, чем у приказа, поэтому надо применять закон.

Если компания исправит ошибку в сведениях о работнике раньше, чем ее найдет фонд, штрафа не будет.

Не получится исправить СЗВ-М без штрафа, если компания вообще не записала работника в отчет. Это не ошибка — сведения на такого сотрудника считаются непредставленными. Штраф составляет 500 рублей за каждого забытого человека (ст. 17 закона № 27-ФЗ).

Специалисты ПФР требуют пояснения, если считают, что в отчете что-то не так. Не игнорируйте запрос фонда, а ответьте на него в течение 5 рабочих дней. Содержание ответа зависит от того, в чем фонд нашел нестыковку. Образцы смотрите ниже.

Образец пояснений о расхождении СЗВ-М с расчетом по страховым взносам

Общество с ограниченной ответственностью Компания

ИНН/КПП 7701025478/ 770101001

127138, г. Москва, ул. Басманная, д. 25

Руководителю Управления № 4

Главного Управления ПФР № 8

по Москве и Московской области

Исх. № 765 от 21.07.17

В ответ на требование от 19.07.17 № 7685 сообщаем, что в СЗВ-М и расчете по страховым взносам, которые компания представила, нет ошибок.

Расхождения в численности застрахованных возникли из-за того, что ООО Компания в расчет за полугодие включила сотрудницу, которая уволилась 29 мая 2018 года и 10 июня 2018 года обратилась за оплатой пособия по временной нетрудоспособности. ООО Компания оплатило бывшей сотруднице больничный лист на основании части 2 статьи 5 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ.

В разделе 3 расчета по страховым взносам за полугодие компания заполнила выплаты по больничному без стажа, а в СЗВ-М уволенную сотрудницу не отражала.

Генеральный директор Кудряшов И.И. Кудряшов

Образец пояснений о расхождениях в СЗВ-М за разные отчетные периоды

Общество с ограниченной ответственностью Компания

ИНН/КПП 7701025478/ 770101001

127138, г. Москва, ул. Басманная, д. 25

Руководителю Управления № 4

Главного Управления ПФР № 8

по Москве и Московской области

Исх. № 765 от 21.07.17

В ответ на требование от 19.07.17 № 7685 сообщаем, что в СЗВ-М за июнь нет ошибок. ООО Компания представила в отчете за май сведения на 52 сотрудников. В СЗВ-М за июнь – 36 сотрудников.

Разница в численности связана с тем, что 28 мая 2018 года ООО Компания закрыло обособленное подразделение по адресу: 121609, г. Москва, ул. Крылатские холмы, д. 17, корп. 3. У обособленного офиса не было отдельного баланса и расчетного счета, поэтому ООО Компания сдавало сведения на сотрудников подразделения по месту учета головного офиса.

В обособленном подразделении работало 18 сотрудников, из которых 16 человек не согласились на перевод в головной офис ООО Компания. ООО Компания расторгло с ними трудовые договоры в мае 2018 года, в связи с чем не отражала их в СЗВ-М за июнь.

Генеральный директор Кудряшов И.И. Кудряшов

Количество человек, которое компания не отразила в отчетности, должно совпадать с численностью в пояснениях. Если расхождение больше или меньше, возможно, вы ошиблись в СЗВ-М.

Опишите, почему сотрудники не должны были попасть в текущую отчетность. Например, они уволились в прошлом месяце.